Se retrouver pour échanger ou débattre d’un thème à une formation pédagogique ne se déroule pas souvent comme on le souhaite. Comment remédier à cette situation ? Avant toutes choses, vous devez savoir qu’il existe des étapes simples qui pourraient vous permettre de bien diriger une réunion. Découvrez-les et appliquez-les pour un résultat optimal.
La préparation personnelle
L’organisation est la clé de toutes les réussites. Avant de commencer à vous intéresser à la réunion elle-même, vous devez prendre du temps pour vous. Ce moment vous permettra d’évaluer vos forces et vos faiblesses.
Vous pouvez en profiter pour vous documenter. Vous pouvez faire des recherches pour comprendre le rôle que vous aurez à jouer dans cette réunion. Cela vous permettra d’avoir une idée plus claire sur le sujet.
De plus, ça vous permettra de reprendre confiance en vous et en vos capacités tout en vous libérant du stress.
La préparation matérielle
Pour qu’une réunion soit réussie, il est important que vous fassiez une bonne planification. Cela passe en premier lieu par la définition des objectifs de la réunion. Ensuite, vous devez annoncer à chacun le rôle qu’il aura à jouer le jour venu. Si vous avez prévu des activités, vous devez veiller à ce que ces dernières soient sociales et divertissantes.
Dans un second temps, vous devez préparer le lieu de la réunion afin de veiller à ce que tous les matériaux dont vous aurez besoin soient bien disponibles. Toutefois, s’il s’agit d’une réunion à distance, vous devez vous assurer que cette dernière soit interactive et collaborative.
Le choix d’une méthode de travail adapté
Pour apprendre ou transmettre une information à un groupe constitué de diverse personne, il est important que la méthode utilisée soit universelle. Cela facilite l’écoute et la compréhension.
Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser. Il peut s’agir notamment d’un vidéoprojecteur. Toutefois, en fonction du type de réunion que vous devez présider, vous devez choisir une méthode que tout le monde ou la majorité comprend.
La communication
Au cours de votre réunion, il est important que vous ne monopolisiez pas la parole. En effet, il est très important que chacun puisse s’exprimer pour dire ce qu’il comprend ou non. Cela facilitera les échanges.
Vous devez également autoriser les questions et les ajouts. Lorsque cette technique est appliquée, chaque membre de la réunion se sent important et impliqué. Toutefois, vous devez veiller à ce que les prises de parole soient harmonieuses. Cela évitera que la réunion tombe dans l’anarchie.
L’animation de la réunion
Comme un bon chef d’orchestre, vous devez savoir diriger la réunion. Pour réussir votre mission, vous devez savoir gérer le temps dont vous disposez. Il est tout à fait possible de séparer la réunion en trois grandes phases. Ces sections seront ensuite à impartir dans le temps que vous avez. Ensuite, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour respecter votre planning.
Vous devez aborder tous les angles de la réunion à savoir :
- problématique,
- approche de solution,
- perspective.
Lors de l’animation, il existe des erreurs que vous ne devez pas reproduire. L’une d’entre elles est de vous attarder sur un sujet inutile. L’autre est de vous demander constamment si vous dirigez bien cette réunion. Il est important que vous lâchiez prise sur vos préjugés pour pouvoir donner le meilleur de vous-même.